Poriadok v kancelárskych dokumentoch? Prinášame päť krokov, ako zorganizovať zakladače raz a navždy

Rozhliadnite sa na moment po svojej kancelárii. Vládne tam dokonalý poriadok a všetko je na správnom mieste? Alebo vidíte nejaké nedostatky, ktorých odstránenie by vám mohlo život a najmä poriadok v kancelárii o niečo vylepšiť?

Ak sme práve objavili vašu achilovku, je tento článok presne to, čo potrebujete. Len si predstavte, že viac nemusíte “stratený” dokument hľadať desiatky minút. Ani telefonovať kolegyni na pn-ke, kde založila zmluvy spred mesiaca...

Vďaka tomuto postupu rýchlo a prehľadne zorganizujete všetky zakladače, dokonca aj v zdieľanom open office. Tak, aby ste vždy rýchlo a bez problémov našli presne to, čo potrebujete.

Kľúčom pre poriadok v kancelárskych zakladačoch sú vlastné pravidlá

Na to, aby bola vaša práca skutočne efektívna a nemárnili ste čas ustavičným hľadaním nejakých papierov a záznamov, je potrebné nastaviť si určitý systém, ktorý budete dodržiavať. Keďže každá kancelária funguje na inom princípe, je jasné, že univerzálny návod neexistuje. Inak si potrebuje zakladače usporiadať právnik a inak zoradiť kartotéku lekár. Systém si teda musí nájsť každý sám.

Ako?

Pre odpoveď nemusíte chodiť ďaleko. Ukrýva sa totiž v samotnej kancelárii a spôsobe, akým dokumenty a zakladače denne používate. Pravidlá pre usporiadanie by teda mali vychádzať najmä z praxe a “života” vašej kancelárie. Nuž a napokon, myslite už vopred na to, že pravidlá je potrebné nielen vymyslieť, ale najmä dodržiavať.

Organizácia zakladačov a dokumentov krok za krokom

Ak ste pevne rozhodnutí, že by mal vo vašej pracovni zavládnuť organizovaný poriadok, skúste sa držať týchto piatich bodov. Jeho nastolenie, a najmä udržiavanie, tak bude menej bolestnejšie, než ste si predstavovali. Nuž, hor sa na to.

Krok prvý: Vyhraďte si správny čas

Urobiť si raz a navždy poriadok v šanónoch, regáloch, skriniach a šuflíkoch nie je záležitosťou jednej hodiny. Skôr, než sa do organizácie kancelárie pustíte, vyhraďte si na to čas. A to nie hocijaký. Ideálne je napríklad dopoludnie alebo voľnejší deň, keď nemáte práce príliš. Nebudete tak otrávení a zároveň vás nebude tlačiť čas, aby ste stihli poriadok urobiť do konca pracovnej doby. Väčšie kancelárie si možno na tieto úkony budú musieť vyhradiť deň či dva.

Krok druhý: Nalaďte sa na pozitívnu vlnu

Predstava niekoľkých hodín strávených zoraďovaním, triedením a ukladaním nie je pre nikoho lákavá. Ak sa však správne nastavíte, pôjde to lepšie. Dokonca možno i s úsmevom. Pomôže vám v tom napríklad hudba, ktorú máte radi alebo pomocníčka v podobe obľúbenej kolegyne. Aby sa vám ľahšie dýchalo, môžete sa v tento deň do práce obliecť tak trochu viac “casual” alebo inak povedané bežne. Kostým či sako vymeňte za rifle a pohodlné tričko. Je tu totiž možnosť, že sa tak trochu i zašpiníte.

Krok tretí: Začnite zo správneho konca

Ak vás okrem neporiadku v šanónoch čaká aj rozhádzaný kancelársky stôl a komody s množstvom šuflíkov, premyslite si, do čoho sa pustíte najskôr. Ako prvú si vyberte tú časť, po ktorej sú výsledky viditeľné ihneď po dokončení. Nehrozí vám tak, že prepadnete pocitom zúfalstva, keď aj po hodinách budú vaše zakladače vyzerať navonok rovnako. Uprataný stôl, kde má všetko svoje miesto – od fotky vašich detí až po bezspinkovú zošívačku, pôsobí predsa len o čosi viac motivujúco. Ideálnou voľbou je striedanie aktivít, kde vidíte progres okamžite a tých, ktorých výsledok oceníte napríklad až po týždňoch či mesiacoch.

Krok štvrtý: Usporiadajte predvídavo a logicky

Aby bola vaša každodenná práca skutočne efektívna, nie je jedno, ako zakladače a ostatný obsah do regálov zoradíte. Tie, ktoré slúžia skôr na archiváciu, patria do zadných priehradok. Tie, ktoré používate najčastejšie, umiestnite najbližšie k vám, prípadne do zásuviek, ktoré sú vo výške vašej ruky. Na stole si ponechajte obľúbené pero, ceruzku, zvýrazňovač či iné kancelárske potreby, bez ktorých sa nezaobídete. Spinkovačky, dierovačky a ostatné, ktoré použijete zriedka, môžete pokojne umiestniť ďalej alebo ich odložiť do osobitnej zásuvky.

Krok piaty: Heslo znie – viditeľne a zreteľne

Usporiadanie samotných dokumentov v zakladačoch napokon závisí od systému, ktorý si nastolíte. Bude pre vás jednoduchšie triedenie podľa abecedy? Alebo sa ľahšie orientujete podľa dátumov? To najdôležitejšie však je, aby bol kľúč, podľa ktorého veci usporiadate, pochopiteľný a zreteľný. Nebojte sa použiť napríklad samolepiace bločky rôznych tvarov, viacfarebné zvýrazňovače alebo indexy, či záložky.

Nuž a ak už ste sa pustili do upratovania, nezabúdajte aj na šikovných kancelárskych pomocníkov. Určite nájdete mnohé kancelárske potreby, ktoré nepoužívate. Tie môžete podstúpiť ostatným kolegom, prípadne sa porozhliadajte v najbližšej predajni po novších technológiách. Vedeli ste napríklad o tom, že na spájanie dokumentov už existuje aj zošívačka bez spiniek?

Pustiť sa do nastolenia poriadku v dokumentoch, zakladačoch a vlastne celej kancelárii, to chce v mnohých prípadoch nielen čas, ale i odvahu. Pamätajte však, že čím dlhšie to odkladáte, tým efektivita vašej každodennej práce klesá. Veríme, že aj vďaka našim radám zvládnete túto neľahkú úlohu ľavou zadnou.

Potrebujem doplniť kancelárske potreby