Veľký sprievodca výberom papiera do kancelárie. Dá sa ním ušetriť?

Aj tak prostá vec, akou je výber kancelárskeho papiera, dokáže zmeniť mnoho. Napríklad urobiť z neposlušnej firemnej kopírky vášho najlepšieho pomocníka, ktorý sa v priebehu dňa dokonca ani raz nezasekne. Pekná predstava, všakže? Podľa čoho teda vybrať kancelársky papier a navyše – bonus, ešte aj ušetriť?

Vyberáme kancelársky papier. Aké parametre zohľadniť?

Zorientovať sa v aktuálnej ponuke papiera dá skutočne zabrať. Možno kupujete stále ten istý a možno sa riadite intuitívne, podľa obalu. Mnohí dokonca vyberajú kancelársky papier podľa toho, aký papier je momentálne za akciovú cenu či v zľave. Skôr, než však nabudúce siahnete po balíku kancelárskeho papiera, ktorý vám predavač ponúkne, zamyslite sa nad parametrami jeho výberu. Niektoré vás možno prekvapia.

Rozhoduje formát papiera a účel, na ktorý ho potrebujete

Rozmery papiera – formát, patria medzi základné parametre, ktoré si pri kúpe potrebujete ujasniť. Pre bežné, domáce použitie sa najčastejšie rozhodnete pre klasický formát – A4. V kanceláriách sa však často stretávame aj s kancelárskym papierom vo formáte A3 alebo dokonca menšom formáte A5. Ten možno skvele využiť na tlač letákov či iných propagačných materiálov.

Nemenej podstatný je účel, na ktorý papier potrebujete. Tlačíte väčšinou textové dokumenty alebo sú časté i obrázkové prezentácie, portfólio alebo grafiky? V druhom prípade odporúčame siahnuť po kvalitnejšom papieri, ktorý dokáže pozdvihnúť i samotný vizuál.

Zorientujte sa v pojmoch. Gramáž, opacita, belosť papiera

Ak na vás predavač v predajni vysypal niekoľko pojmov, ktorým ste nerozumeli, zrejme to budú niektoré zo spomenutých.

Gramáž papiera môžeme laicky preložiť ako jeho hrúbku. Kancelársky papier nájdete v ponuke väčšinou v gramáži 80g/m2. Znamená to, že presne takú váhu má hárok papiera o rozmere 1 m2. Ak hľadáte papier kvalitnejší, siahnite po vyššej gramáži, napríklad 90 g/m2 alebo 120 g/m2, kde je už rozdiel v hrúbke papiera hmatateľnejší. Pri kancelárskych papieroch s vyššou gramážou si overte možnosti tlače na vašej tlačiarni či multifunkcii.

S pojmom opacita ste sa už zrejme stretli pri rôznych grafických programoch alebo nastaveniach obrázkov. V prípade papiera hovoríme o jeho priehľadnosti alebo inak povedané, ako veľmi je hárok papiera priesvitný.

O kvalite papiera napokon hovorí aj údaj o belosti. Čím vyššiu hodnotu CIE (jednotka belosti) výrobca udáva, tým je papier belší a vytlačený text tak vynikne vďaka vyššiemu kontrastu.

Nie každý papier je pre vaše zariadenie vhodný. Aký teda vybrať v prípade atramentovej a laserovej tlače?

Ako sme už načrtli, skôr, než sa rozhodnete vyskúšať iný, než klasický kancelársky papier pre denné použitie, overte si, či jeho parametre zodpovedajú vhodným papierom do vašej tlačiarne či multifunkčného zariadenia. Problémy nastávajú najmä pri papieroch s vyššou gramážou alebo napríklad inou, než hladkou textúrou. To však už väčšinou hovoríme o špeciálnych papieroch. S obľubou sa zamotajú v útrobách stroja, ktorý svojím mechanizmom nedokáže spracovať ich formát, hrúbku alebo povrch.

Pri výbere papiera často rozhoduje aj technológia tlače, ktorú používate. V domácich podmienkach sú najčastejšou voľbou šikovné atramentové multifunkcie, ktoré poľahky spracujú nielen kancelársky papier, ale i rozmanité fotopapiere.

Pri laserových zariadeniach je potrebné starostlivo nastaviť typ papiera, ktorý do stroja vkladáme, aby výsledok stál skutočne za to. V prípade kancelárskeho papiera sa pri laserových tlačiarňach a multifunkčných zariadeniach odporúča siahnuť po kvalitnejších druhoch. Práve tieto zariadenia sú totiž stavané na častejšie používanie a menej kvalitný kancelársky papier by im časom mohol spôsobiť komplikácie v podobe častej potreby servisného zásahu.

Hádanka na záver. Papier do kancelárie – ako ušetriť a znížiť náklady?

Ako už býva zvykom, každá kancelária alebo pracovisko hľadajú spôsob, ako optimalizovať náklady na réžiu. Kancelárske potreby a spotrebný materiál patria k jednej z možností, ktorá môže nejaké to euro ušetriť. Avšak trochu inak, než by ste čakali.

Lacnejší kancelársky papier môže v prípade častej tlače (platí najmä pre laserové zariadenia) znamenať pre vás napokon vyššie náklady na jej prevádzku. Ako je to možné?

Menej kvalitné papiere majú vyššiu prašnosť a mikročastice, ktoré sa z nich uvoľňujú spôsobia, že sa číslo na servisného technika stane súčasťou rýchlej voľby vášho firemného telefónu. Ak vaše zariadenie tlačí takmer nonstop alebo používate obojstranné kopírovanie/tlač, kúpou lacného a menej kvalitného kancelárskeho papiera sa vám šetriť neoplatí. To, čo ste ušetrili, totiž často skončí v nákladoch na servis.

Spôsob, ako ušetriť pri výbere kancelárskeho papiera, však existuje.

Riešením je nákup väčšieho množstva, a teda množstevné zľavy, ktoré môžete využiť u svojho predajcu alebo pri nákupe kancelárskeho papiera cez internet. Spýtajte sa na možnosti pravidelného odberu alebo dodania väčšieho jednorazového množstva kancelárskeho papiera, ak ho dokážete uskladniť. A ušetríte tak nielen náklady na spotrebný materiál, ale i vašu tlačiareň alebo multifunkčné zariadenie.

Zaujíma ma ponuka kancelárskeho papiera